Wolnego czasu nie da się ot tak po prostu kupić, trzeba go wygospodarować, optymalizując swoje działania. Wiedzą to najlepiej mali i drobni przedsiębiorcy, którzy gros swojego cennego czasu, poświęcają na prowadzenie firmy. Jednym ze skuteczniejszych sposobów, pozwalających na zaoszczędzenie czasu, jest przejście na fakturowanie online. Zobacz, jakie jeszcze korzyści, poza większą ilością czasu wolnego, zapewnia nowoczesny program do faktur Comarch ERP XT.
Optymalizacja fakturowania
Fakturowanie należy do jednej z bardziej praco- i czasochłonnych czynności przy prowadzeniu firmy. Nie mówiąc już o tym, że chyba do najmniej lubianych. Dostępne na rynku od dawna programy księgowe, co prawda ułatwiały tę czynności, ale dopiero systemy, takie jak Comarch ERP XT zrewolucjonizowały fakturowanie. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, obejmujących uczenie maszynowe czy sztuczną inteligencję, proces ten w dużej mierze został zoptymalizowany w aspekcie nakładu czasu i pracy. To nowoczesna aplikacja do zarządzania firmą integrująca i automatyzująca najważniejsze procesy związane z prowadzeniem biznesu, takie jak obsługa sprzedaży stacjonarnej i internetowej, magazynu, księgowości czy samego fakturowania, również online. Warto mieć na uwadze, że choć dzisiaj jeszcze nie są powszechnie stosowane, to za chwilę faktury online staną się obowiązującym standardem. Program jest przeznaczony przede wszystkim dla małych firm, mikroprzedsiębiorstw oraz JDG (jednoosobowych działalności gospodarczych). Został tak zaprojektowany, aby mogli poradzić sobie z nim przedsiębiorcy nawet bez wykształcenia informatycznego czy ekonomicznego. Dzięki intuicyjnej obsłudze, wystarczy zwykłe obycie z komputerem i smartfonem. Na dodatek, użytkownicy na każdym kroku mogą liczyć na systemowe podpowiedzi, dzięki czemu nie muszą się obawiać, że popełnią jakiś błąd, formalny czy merytoryczny.
Faktura w 10 sekund!
Program, dzięki automatyzacji wielu operacji w tym zakresie, znacznie skraca czas wystawienia faktury. Cały proces jest szybki i nieskomplikowany, sprowadza się w praktyce do kilku czynności. Najpierw należy dodać nazwy produktów lub usług oraz ich ceny netto lub brutto. W przypadku korzystania z wersji mobilnej na smartfony, towary do faktury można dodawać poprzez odczytywanie kodów kreskowych, za pomocą kamery telefonu. Następnie należy wskazać numer NIP kontrahenta, reszta danych zostanie automatycznie pobrana z bazy GUS. Za sprawą tego rozwiązania można uniknąć błędów i zaoszczędzić dużo czasu podczas wpisywania wszystkich danych teleadresowych. Na koniec nie pozostaje już prawie nic, oprócz wysłania faktury do kontrahenta prosto z aplikacji, na jego adres e-mail. Cały proces trwa zaledwie 10 sekund.
Zgodność z aktualnymi przepisami
Mali i drobni przedsiębiorcy nierzadko pełnią kilka ról w swojej firmie, są szefami, księgowymi, sprzedawcami, marketingowcami itp. To sprawia, że nie mają czasu śledzić wszystkich zmian w prawie podatkowym. Program do obsługi małej firmy Comarch ERP XT (więcej o programie na https://www.erpxt.pl/) jest stale aktualizowany, wszystkie nowości podatkowe są od razu uwzględniane w rozliczeniach. Dzięki temu, właściciele firm nie przegapią żadnej zmiany, nawet tej korzystnej dla nich samych. Taki system daje poczucie spokoju, a to, poza wolnym czasem, chyba najważniejsza rzecz w życiu. Ponadto program już dzisiaj jest przygotowany na wielką rewolucję związaną z fakturami, jaką niewątpliwie jest KSeF. Program zawsze wie, jak powinna wyglądać zgodna z przepisami faktura.
Faktury cykliczne
Comarch ERP XT umożliwia wystawianie różnego rodzaju faktur: faktura VAT marża, faktura proforma, faktura zaliczkowa i faktura walutowa. Przedsiębiorcy w programie mogą wystawiać także inne dokumenty kosztowe. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców ewidencjonujących sprzedaż na podstawie rachunków, czyli uproszczonego rodzaju sprzedaży oraz sprzedaż detaliczną, na podstawie paragonów. Do systemu faktury można wprowadzać za pomocą aplikacji Comarch OCR. W praktyce wygląda to tak, że należy wskazać plik na dysku (w formacie PDF lub JPG), w przypadku strony WWW lub zrobić zdjęcie, w przypadku aplikacji na smartfon. Program, dzięki wykorzystaniu zaawansowanej sztucznej inteligencji, sam rozpozna kontrahenta, daty oraz wartości z faktury i sam wprowadzi je do systemu.
Cenną funkcją, pozwalającą oszczędzić dużo czasu, są faktury cykliczne. To udogodnienie dla firm, które co miesiąc wystawiają takie same dokumenty dla swoich Klientów (np. faktury abonamentowe). W programie istnieje możliwość tworzenia szablonów faktur cyklicznych. W szablonie, w sekcji „Cykl fakturowania” można ustalić „Termin wystawienia faktury” oraz datę „Planowanego fakturowania”. W oparciu o wskazane dane, program przypomni o planowanym wystawieniu dokumentów, jeśli wystawianie faktur jest inicjowane w programie. Jeśli zaznaczymy „Wystawiaj faktury automatycznie” w wyznaczonym dniu, program automatycznie wystawi fakturę.
Fakturowanie online
Comarch ERP XT wychodzi naprzeciw nie tylko oczekiwaniom przedsiębiorców, ale także zmianom i trendom w zakresie wystawiania faktur. Program stawia na mobilność, której oczekują dzisiaj użytkownicy. Chcą wystawiać faktury z każdego miejsca, o każdej porze. To właśnie umożliwia im aplikacja mobilna (działająca na systemach iOS lub Android). Taką możliwość docenią wszyscy, ale głównie właściciele firm, którzy prowadzą działalność o charakterze mobilnym, wykonujący usługi u Klientów i niemający dostępu do komputera. Ucieszy to także przedsiębiorców prowadzących działalność w domu, którzy kontaktują się ze swoimi Klientami przez Internet i posługują się tzw. e-fakturami, bo przy pomocy swojego smartfona będą mogli szybko wystawić fakturę. Dla bezpieczeństwa wystawioną fakturę można zapisać w systemie w wersji roboczej lub zatwierdzić na stałe. Można też wydrukować ją według wcześniej zaprojektowanego wzoru wydruków (faktura może zawierać elementy identyfikacji wizualnej firmy, np. logo).
Podsumowanie
Nowoczesne fakturowanie w programie Comarch ERP XT pozwala zaoszczędzić naprawdę dużo czasu, który można poświęcić rodzinie lub relaksowi. Inwestując w program, inwestujemy także w zgodność z przepisami, wygodę i bezpieczeństwo. To równie istotne, jak czas.
Artykuł sponsorowany