Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

dokumenty
Wraz z dniem 25 maja 2018 roku w życie weszło Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, znane jako popularny skrót RODO. Jest to rozporządzenie ustanowione przez Unię Europejską, do której Polska jako członek od 2004 roku musiał się również dostosować. Wraz z tą zmianą niezbędne było zmodyfikowanie przestarzałego już systemu zarządzania, a także przechowywania dokumentacji poufnej.

 

 

W sytuacji dokumentacji cyfrowej kwestia odpowiedniej ochrony nie była skomplikowana, jednak przedsiębiorstwa które gromadzą duże ilości dokumentów papierowych musiały zmienić system związany z ich przechowywaniem. Jakie są obecne wymogi przechowywania poufnych dokumentów? W jaki sposób chronić dokumenty i co grozi nam za niedopatrzenie w tym obszarze?

 

Wymogi związane z przechowywaniem poufnych dokumentów 

RODO w swojej istocie ma zapobiegać zbyt frywolne przetwarzania danych osobowych. Dotychczas przepływ tych danych sprawiał, iż nasze dane wrażliwe oraz kontaktowe były w bardzo swobodny sposób przekazywane innym podmiotom, które wykorzystywały je w celach marketingowych, reklamowych a w skrajnych przypadkach w celach przestępczych jak kradzież tożsamości. Każdy z krajów w ramach Unii Europejskiej posiadał własne, niejednokrotnie zupełnie odmienne od innych prawo dotyczące przetwarzania danych osobowych. To właśnie ujednolicenie tego prawa stało się głównym powodem ogłoszenia rozporządzenia o RODO.

Dyrektywa, po ogłoszeniu musiała zostać wdrożona w każdej firmie, która ma jakikolwiek związek z poufnymi danymi. Każda firma więc musiała w odpowiedni sposób zmodyfikować swoje procesy w taki sposób, by zminimalizować ryzyko przedostania się danych poufnych i osobowych w niepowołane ręce. Jedną z najważniejszych kwestii jest wymóg bezpiecznego przechowywania wszelkiej dokumentacji, zarówno w postaci cyfrowej, jak i papierowej. 

 

Jakie są skuteczne sposoby na przechowywanie dokumentów papierowych? 

Pomimo coraz większej skali cyfryzacji w Polskiej gospodarce, wiele branż wciąż opiera większość dokumentacji o wersję papierową. To sprawia, iż każde przedsiębiorstwo było zmuszone do odpowiedniego przedefiniowania polityki ochrony danych. Oprócz odpowiedniego przetwarzania tych danych każda firma jest zobowiązana do uruchomienia wszelkich środków, które pozwolą na bezpieczne przechowywanie wszelkich poufnych danych w formie papierowej.

 

szafametalowanadokumenty

 

W jaki sposób takie dane mogą być przechowywane? Samo w sobie, rozporządzenie RODO nie podaje szczegółowych zasad przetrzymywania tego typu dokumentów. Najważniejsze jest jednak, by były one zabezpieczone adekwatnie do swojej wartości. Jednym z najlepszych sposobów na ochronę takich danych jest wyposażenie swojej firmy w szafy na dokumenty. Tego typu szafy oferowane przez sklep internetowy SejfExpert gwarantują nam bezpieczeństwo i dużą odporność na jakiekolwiek próby włamań. Szafy, w zależności od potrzeb mogą być różnej pojemności, co z pewnością ułatwi odpowiednią segregację i zarządzanie całością dokumentacji papierowej. 

 

Potencjalne kary, które grożą za nieodpowiednie przechowywanie dokumentów

Warto pamiętać, że zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji papierowej nie jest rekomendacją a obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa. Jeżeli w wyniku kontroli okaże się, iż dokumenty poufne nie są odpowiednio zabezpieczone, istnieje prawdopodobieństwo otrzymanie kary grzywny stosownej do skali naruszenia. Nieprzestrzeganie przepisów RODO grozi nałożeniem kary administracyjnej do 10 milionów euro lub 2% rocznego obrotu przedsiębiorstwa, jeżeli zostanie wykryta nieprawidłowość w zabezpieczeniu danych osobowych. W związku z tym warto zminimalizować ryzyko i wyposażyć swoje przedsiębiorstwo w wysokiej jakości szafę na dokumenty. 

Newsletter