5 mitów o elektronicznych wnioskach o urlop, w które wciąż wierzysz

Mit 1: "Papierowe wnioski są bezpieczniejsze niż elektroniczne"

To jeden z najczęściej powtarzanych argumentów przeciwników digitalizacji. Tymczasem rzeczywistość jest odwrotna. Papierowe dokumenty można łatwo zgubić, zniszczyć czy skopiować.

Badania McKinsey Global Institute pokazują, że firmy tracą rocznie miliardy dolarów z powodu zagubienia lub zniszczenia dokumentów papierowych.

Elektroniczne systemy oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa:

• szyfrowanie danych,

• kontrolę dostępu,

• automatyczne kopie zapasowe,

• szczegółowe logi aktywności.

Wniosek o urlop wypoczynkowy jest bezpieczny, a każda zmiana rejestrowana z dokładną datą i informacją o osobie wprowadzającej zmiany.

Mit 2: "Elektroniczne systemy są zbyt skomplikowane dla przeciętnego użytkownika"

Ten stereotyp pochodzi prawdopodobnie z lat 90., kiedy oprogramowanie rzeczywiście było mniej intuicyjne. Dzisiejsze rozwiązania HR projektuje się z myślą o użytkownikach, którzy nie są specjalistami IT.

Współczesne interfejsy są tak proste, że składanie wniosku urlopowego zajmuje dosłownie minutę. Pracownik wybiera daty, system automatycznie sprawdza dostępność dni urlopowych i wysyła wniosek do akceptacji. Nie ma potrzeby wypełniania długich formularzy, drukowania dokumentu czy szukania przełożonego, by doręczyć wniosek do rąk własnych.

Mit 3: "Digitalizacja oznacza utratę kontroli nad procesem"

Prawda jest dokładnie odwrotna. E-dokumenty dają znacznie większą kontrolę i przejrzystość niż procesy papierowe. Kierownik ma natychmiastowy dostęp do informacji o wszystkich wnioskach w zespole, może sprawdzić dostępność pracowników w dowolnym momencie i podejmować bardziej świadome decyzje kadrowe.

System automatycznie śledzi:

• Status każdego wniosku w czasie rzeczywistym

• Historię wszystkich akcji i decyzji

• Wykorzystanie dni urlopowych przez poszczególnych pracowników

• Okresy szczególnie obciążone absencjami

HR może generować raporty pokazujące trendy urlopowe, planować zastępstwa i optymalizować proces akceptacji wniosków. Nie musi zastanawiać się jak długo przechowywać wnioski urlopowe pracowników, bo system to wie. Nie musi śledzić tego, czy zmieniły się przepisy, bo dba o to system.

Mit 4: "Elektroniczne wnioski to tylko moda, która przeminie"

Badanie Deloitte z 2023 roku pokazuje, że 78% firm planuje zwiększenie inwestycji w automatyzację procesów HR w najbliższych dwóch latach. To nie jest moda, tylko nieodwracalny trend napędzany konkretnymi korzyściami biznesowymi.

Pandemia COVID-19 przyspieszyła cyfryzację o około 5 lat, a firmy, które wcześniej digitalizowały procesy kadrowe, radziły sobie znacznie lepiej z przejściem na pracę zdalną. Elektroniczne wnioski urlopowe stały się standardem w organizacjach, które chcą pozostać konkurencyjne na rynku pracy.

Mit 5: "Wdrożenie elektronicznego systemu jest zbyt kosztowne i czasochłonne"

To mit, który powstał w czasach, gdy systemy HR były drogie i wymagały miesięcy wdrażania. Dzisiejsze rozwiązania chmurowe można uruchomić w ciągu kilku dni, a koszt często jest niższy niż wydatki na papier, toner i czas pracowników poświęcany na administrację.

Typowe wdrożenie systemu elektronicznych wniosków to:

• 1-2 dni na konfigurację podstawową.

• 1 tydzień na szkolenie użytkowników.

• Koszt miesięczny często niższy niż wynagrodzenie za godzinę pracy specjalisty HR

Dodatkowo, elektroniczne systemy eliminują koszty ukryte: czas poświęcany na szukanie dokumentów, ponowne wypełnianie zgubionych wniosków, czy wyjaśnianie nieporozumień wynikających z nieczytelnego pisma.

Mity o elektronicznych wnioskach urlopowych to pozostałość z czasów, gdy technologia rzeczywiście była mniej dostępna i przyjazna użytkownikowi. Dzisiaj firmy, które nie digitalizują procesów HR, skazują się na marnowanie zasobów i frustrację pracowników.

Jeśli Twoja firma wciąż polega na papierowych procesach, może czas zadać sobie pytanie: czy chcesz być częścią przyszłości, czy przeszłości?

Artykuł sponsorowany