Dlaczego warto zlecić księgowość na zewnątrz? Porównanie z zatrudnieniem księgowego na etat.

Outsourcing księgowości – kluczowe zalety

1. Oszczędność kosztów
Jedną z najważniejszych korzyści zlecenia księgowości na zewnątrz jest realna oszczędność pieniędzy. Zatrudnienie księgowego na etat wiąże się z koniecznością wypłacania wynagrodzenia, składek ZUS, świadczeń dodatkowych (np. ubezpieczenia zdrowotnego, premii) oraz zapewnienia miejsca pracy i sprzętu. W przypadku współpracy z biurem rachunkowym płacisz stałą, przewidywalną opłatę za usługę, a wszystkie koszty dodatkowe są już w niej zawarte. To szczególnie korzystne dla małych i średnich firm, które nie potrzebują pełnoetatowego księgowego, ale chcą mieć profesjonalną obsługę finansową.

2. Dostęp do specjalistów i nowoczesnych narzędzi
Biura rachunkowe zatrudniają ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i stosują najnowsze standardy rachunkowości. Dodatkowo, korzystają z zaawansowanego oprogramowania księgowego, które umożliwia szybką i sprawną obsługę dokumentacji. Przedsiębiorca nie musi inwestować w drogie systemy ani szkolenia – wszystko zapewnia biuro rachunkowe.

3. Elastyczność i skalowalność
Outsourcing księgowości pozwala łatwo dostosować zakres usług do aktualnych potrzeb firmy. W okresie wzrostu, zmian w strukturze czy sezonowych wzrostów obrotów można rozszerzyć współpracę, a w okresach spadku – ograniczyć koszty. To duża przewaga nad etatowym księgowym, którego zatrudnienie jest mniej elastyczne.

4. Większy spokój i bezpieczeństwo
Biura rachunkowe ponoszą odpowiedzialność za błędy w rozliczeniach, co daje przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa i ogranicza ryzyko finansowe. W przypadku zatrudnienia księgowego na etacie odpowiedzialność za błędy spoczywa na pracodawcy, a naprawianie pomyłek może generować dodatkowe koszty.

Zatrudnienie księgowego na etat – kiedy się opłaca?

1. Stała dostępność i znajomość specyfiki firmy
Księgowy zatrudniony na etat jest zawsze dostępny w godzinach pracy, co umożliwia szybkie rozwiązywanie bieżących problemów księgowych. Ma także głębszą znajomość specyfiki firmy, procesów wewnętrznych i potrzeb zespołu, co przekłada się na bardziej precyzyjne doradztwo finansowe i podatkowe.

2. Bezpośrednia kontrola i bezpieczeństwo danych
Przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad pracą księgowego i może na bieżąco monitorować realizację zadań. Wszystkie dokumenty i dane finansowe pozostają w firmie, co dla niektórych przedsiębiorców jest ważnym aspektem bezpieczeństwa i poufności.

3. Reprezentacja podczas kontroli i audytów
Księgowy na etat może reprezentować firmę podczas kontroli skarbowych, audytów czy spotkań z organami administracyjnymi, co jest szczególnie cenne w przypadku dużych i rozbudowanych przedsiębiorstw.

Wady zatrudnienia księgowego na etat

1. Wysokie koszty stałe
Zatrudnienie księgowego na etat to nie tylko wynagrodzenie, ale także składki ZUS, podatki, świadczenia dodatkowe, koszty stanowiska pracy i szkoleń. W przypadku małych firm może to być nieproporcjonalnie duże obciążenie budżetu.

2. Ryzyko nieobecności i rotacji kadr
Choroba, urlop czy nagłe zwolnienie księgowego mogą powodować problemy z bieżącym prowadzeniem księgowości. W przypadku biura rachunkowego zawsze jest dostępny zastępca lub inny specjalista, który przejmie obowiązki.

3. Ograniczona wiedza i zasoby
Jedna osoba może nie być w stanie obsłużyć wszystkich kwestii podatkowych i księgowych w bardziej rozbudowanej firmie, zwłaszcza gdy pojawiają się skomplikowane sprawy (np. międzynarodowe przepisy, VAT, inwestycje).

Outsourcing księgowości – kiedy to najlepszy wybór?

Outsourcing księgowości jest szczególnie korzystny dla:

• Małych i średnich firm, które nie potrzebują pełnoetatowego księgowego, ale chcą mieć profesjonalną obsługę finansową.

• Przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, dla których samodzielne prowadzenie księgowości jest czasochłonne i ryzykowne.

• Firm dynamicznie rozwijających się, które chcą elastycznie dostosować zakres usług do zmieniających się potrzeb.

• Firm, które chcą skupić się na rozwoju biznesu, a nie na administracji i księgowości.

Podsumowanie: outsourcing vs. księgowy na etat

Wnioski

Zlecenie księgowości na zewnątrz to rozwiązanie, które przynosi przedsiębiorcom realne korzyści: oszczędność czasu i pieniędzy, dostęp do specjalistów, elastyczność, bezpieczeństwo i spokój. Zatrudnienie księgowego na etat sprawdzi się w dużych, rozbudowanych firmach, gdzie liczba dokumentów i zawiłości prawnych wymaga stałej obecności specjalisty. Dla większości małych i średnich firm outsourcing księgowości to najlepszy wybór – pozwala skupić się na rozwoju biznesu, minimalizować ryzyka i korzystać z nowoczesnych narzędzi finansowych.