Poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie można zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Rośnie efektywność wykonywanej pracy, przetwarzane dane są bezpieczniejsze, a osoby zarządzające mają większą kontrolę nad wydatkami. Trzeba jednak pamiętać, że obieg dokumentów jest tylko jednym z elementów dużo większej układanki.


Pisma, faktury, e-maile, notatki są źródłem informacji dla wszystkich pracowników firmy, pamiętać jednak należy o tym, że wartość tych informacji w dużej mierze zależy od tego, jak szybko nasi pracownicy mogą przetwarzać zawarte w nich informacje. Jeśli informacje nie są uporządkowane i nie jest łatwo do nich dotrzeć to firma traci czas i pieniądze. Jeśli trudno jest dostać się do pewnych informacji to narasta frustracja wszystkich tych osób, które muszą z danymi dokumentami pracować.

Bardzo często dokumenty są przerzucane z biurka na biurko, czekają na akceptację kolejnej osoby. Jest to problem wielu firm – nie tylko małych, ale również tych większych.

Obecnie firmy nie mogą sobie wyobrazić funkcjonowania bez systemów ERP, nie mówiąc już o systemach CRM, czy systemach FK. Sytuacja wygląda znacznie inaczej jeśli poruszy się temat systemów DMS lub workflow, nie mówiąc już o BPM.
Przyznać trzeba, że są firmy dbające o odpowiedni przepływ informacji w firmie, aktualizują regularnie swoje systemy, wprowadzają kolejne ulepszenia dzięki którym firma będzie działać lepiej.


Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Wiele osób kojarzy system obiegu dokumentów z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami według ściśle określonych procedur pracy. Zadania przekazywane są od jednego uczestnika do kolejnego. Jednym z przykładów obiegu dokumentów w firmie może być proces dekretacji faktur lub procedura obiegu pisma. W systemie mamy określone konkretne kroki które należy wykonać po wprowadzeniu dokumentów i tylko wtedy procedura systemowa puści nas dalej. Taka funkcjonalność świetnie się sprawdza w chwilach gdy nasz przełożony musi jakiś dokument zatwierdzić np. fakturę, pismo urzędowe, wniosek urlopowy lub wniosek o zapotrzebowanie na zakup.
Systemy wspierające obieg informacji w firmie pozwalają nie tylko na wprowadzanie dokumentów, ale pozwalają również na wprowadzanie opisów, komentarzy oraz oczywiście na akceptację dokumentu.

Wprowadzenie w organizacji elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje wiele czynności, które przy tradycyjnym obiegu wprowadzają bałagan oraz wymagają niepotrzebnego nakładu pracy.
Bardzo często spotkać można się z sytuacją, w której w obieg dokumentów zaangażowanych jest wiele osób. Rośnie wówczas zagrożenie zgubienia dokumentów oraz niedotrzymania terminów.
Wystarczy zapytać księgowych jakie konsekwencje płyną z przekroczenia terminów na fakturach i ile faktur w ciągu roku jest zagubionych. Zdarzają się sytuacje gdy dokument nie zostaje zarejestrowany w księdze korespondencji lub osoba do której miał dany dokument trafić twierdzi, że dokumentu nie otrzymała.

Większość tych problemów rozwiązują systemy do elektronicznego obiegu dokumentów. Pamiętać jednak należy o tym, że na rynku funkcjonuje wiele różnych rozwiązań posiadających różne możliwości.
System na który warto jest zwrócić uwagę to Enterprise Content Management (ECM) jest to klasa systemów zarządzania informacją przedsiębiorstwa. ECM łączy w sobie wiele systemów dziedzinowych, przede wszystkim rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami (DMS), elektronicznego obiegu dokumentów (workflow) oraz zarządzania procesami biznesowymi (BPM).

 

Przykład działania elektronicznego obiegu dokumentów:

Do firmy w formie papierowej dostarczono fakturę. Pracownik sekretariatu po otrzymaniu faktury wprowadza ją do systemu ( skanuje i dodaje załącznik do systemu).
Po dodaniu załącznika i sprawdzeniu poprawności wprowadzonych danych pracownik przekazuje dokument do osoby odpowiedzialnej. Po chwili w systemie osoby odpowiedzialnej pojawia się informacja o tym, że został przekazany dokument do zatwierdzenia. Na tym etapie zostaje sprawdzona zasadność dokumentu, uzupełnienie o dodatkowe informacje oraz dokonanie wstępnej dekretacji finansowej. Tak opisana faktura trafia do bezpośredniego przełożonego (jeśli jest) następnie do prezesa w celu akceptacji i na koniec do działu księgowego, gdzie dokument może dzięki mechanizmom integracji automatycznie zostać przeniesiony do systemu ERP. Papierowa wersja dokumentu trafia do archiwum, a jej elektroniczny obraz wraz z opisami i pełną historią ścieżki akceptacji pozostaje do wglądu w systemie.

Wprowadzenie elektronicznej wymiany informacji pomiędzy pracownikami przynosi niezaprzeczalne korzyści. Wyeliminowanie papierowej procedury skraca czas akceptacji dokumentów, jest wygodniejsze i pozwala zaakceptować dokument nie tylko na komputerze, ale również na smartfonie co znacznie ułatwia pracę. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów daje pełen wgląd w historię dokumentów (daty i godziny wprowadzenia, akceptacji, osoby biorące udział w procedurze, historia podglądu dokumentów, zabezpieczenie przed dostępem osób niepowołanych itp.).

 

Twoja firma zastanawia się nad wprowadzeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów?
Potrzebujecie pomocy lub wsparcia przy poszukiwaniach odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy?
Piszcie:

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nasi specjaliści chętnie pomogą.