W dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych odgrywa ogromnie ważną rolę w procesie rekrutacji i zarządzaniu kadrami. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) wprowadziło wiele zmian w przetwarzaniu danych osobowych, co wymaga od działów kadr i płac dostosowania się do nowych regulacji. W tym artykule omówimy, jakie wyzwania stoją przed działami kadr w kontekście RODO, jakie konkretnie zmiany wprowadziło to rozporządzenie, a także dlaczego warto inwestować w szkolenia.
Problem z przetwarzaniem danych osobowych w działach kadr
RODO definiuje dane osobowe jako informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną. Kategorie danych osobowych obejmują dane takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe, ale także dane takie jak informacje o stanie zdrowia czy orientacji seksualnej. Dla działów kadr ważne jest zrozumienie, że wszystkie te informacje podlegają ochronie i wymagają odpowiedniego traktowania.
Możemy wyróżnić trzy kategorie danych osobowych:
- Dane zwykłe: Do nich zaliczają się informacje takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL.
- Dane wrażliwe: Często określane jako dane szczególne, obejmują pochodzenie rasowe, etniczne, przekonania religijne, przekonania polityczne, dane dotyczące zdrowia czy orientacji seksualnej. Przetwarzanie takich danych jest zabronione.
- Dane dotyczące wyroków sądowych i innych czynów zabronionych: Przetwarzanie tych danych jest ograniczone i wymaga specjalnego podejścia.
Minimalizacja danych to kluczowy element RODO. Oznacza to, że firmy powinny zbierać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu. W kontekście rekrutacji oznacza to, że pracodawcy powinni ograniczyć ilość zbieranych informacji do tych, które są naprawdę potrzebne.
Ważne jest także, aby wszystkie dane pozyskiwane w procesie rekrutacji były dostępne jedynie dla osób biorących udział w procesie rekrutacji, np. pracownika działu HR czy kierownika. Po zatrudnieniu pracownika minimalizacja danych wymaga zebrania jedynie niezbędnych informacji, takich jak PESEL, adres zamieszkania, numer rachunku bankowego i inne informacje związane z zatrudnieniem.
Jakie dokumenty należy przechowywać w aktach pracownika?
Akta osobowe pracownika składają się z kilku części, w których przechowywana jest niezbędna dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. W części A znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B przechowywane są dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w części C dokumentacja związana z ustaniem zatrudnienia, a kolejne części zawierają dokumenty związane z karami porządkowymi pracownika, kontrolą trzeźwości pracownika i innymi aspektami pracy.
Mimo że podział akt osobowych nie jest skomplikowany, czasami pojawiają się wątpliwości co do możliwości przechowywania pewnych dokumentów. Poniżej przedstawiamy przykłady dokumentów, których nie powinno się gromadzić w aktach osobowych pracownika:
- Kopia dowodu osobistego: Pracodawca może prosić jedynie o wgląd w dowód osobisty pracownika w celu weryfikacji poprawności danych. Kopie dowodu osobistego w aktach pracownika są niedozwolone i należy je niezwłocznie zniszczyć, sporządzając protokół.
- Akty urodzenia/akty zgonu: Te dokumenty można podać do wglądu pracodawcy, ale nie ma podstaw prawnych do przechowywania ich kopii. Udzielanie na podstawie tych dokumentów urlopów okolicznościowych jest niezgodne z przepisami.
- Dokumentacja związana z wypadkiem w pracy lub chorobą zawodową: Taka dokumentacja powinna znajdować się w dokumentacji pracownika BHP, a nie w jego aktach osobowych.
- Kopie legitymacji emeryta/rencisty: Kopie tych legitymacji nie mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika.
- Przetwarzanie wizerunku pracownika lub kandydata do pracy: Wizerunek pracownika, takie jak fotografie czy nagrania wideo, również stanowią dane osobowe i podlegają ochronie zgodnie z RODO. Pracodawcy nie mogą publikować ani udostępniać wizerunku pracownika bez jego wyraźnej zgody. Zgody te powinny być dobrowolne, konkretne, poufne i zrozumiałe.
Prawa pracownika zgodnie z RODO w działach kadr
RODO przyznaje pracownikom pewne prawa w zakresie dostępu i kontrolowania swoich danych osobowych. Pracownicy mają prawo do żądania dostępu do swoich akt osobowych, ich poprawiania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeśli ma to miejsce bez ich zgody.
Dlaczego działy kadr i płac powinny inwestować w szkolenia?
RODO wprowadziło nowe standardy ochrony danych osobowych w Polsce, wpływając także na działania działów kadr. Minimalizacja danych, transparentność procesów rekrutacji, ochrona wizerunku pracownika oraz respektowanie praw pracowników to kluczowe elementy, które każdy pracodawca oraz pracownik kadr musi uwzględnić. Dbałość o przestrzeganie tych zasad nie tylko pozwala na uniknięcie kary, ale także buduje zaufanie i dobre relacje z pracownikami.
Skorzystaj z profesjonalnych szkoleń w Centrum Verte
W kontekście RODO i ochrony danych osobowych warto inwestować w szkolenia kadry i płace. Wiedza i umiejętności pracowników działów kadr i płac są kluczowe dla skutecznego zarządzania danymi osobowymi oraz przestrzegania przepisów.
Centrum Verte oferuje specjalistyczne szkolenia, które pomogą pracownikom działów kadr i płac zrozumieć nowe przepisy i skutecznie zarządzać procesem rekrutacji oraz rozliczeń płacowych. Szkolenia kadry i płace są dostosowane do najnowszych regulacji prawnych i pomogą Twojej firmie uniknąć problemów prawnych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Podsumowanie
RODO wprowadziło istotne zmiany w sposobie przetwarzania danych osobowych, szczególnie w działach kadr i płac. Działania te mają na celu ochronę danych osobowych pracowników oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Dlatego ważne jest, aby działy kadr i płac inwestowały w odpowiednie szkolenia, aby dostosować się do nowych regulacji i uniknąć potencjalnych problemów prawnych.
Centrum Verte oferuje specjalistyczne szkolenia kadry i płacy, które pomogą Twojej firmie działać zgodnie z przepisami i zachować przewagę na zmieniającym się rynku pracy. Skorzystaj z naszej oferty, aby efektywnie zarządzać danymi osobowymi i przyczynić się do budowania zaufania zarówno pracowników, jak i klientów.