Samodzielna księgowość czy biuro rachunkowe? Porównanie kosztów i ryzyka.

Koszty prowadzenia księgowości – porównanie

1. Samodzielna księgowość

Największą zaletą samodzielnego prowadzenia księgowości jest oszczędność. Przedsiębiorca ponosi wyłącznie koszt zakupu programu księgowego (najczęściej 20–60 zł netto miesięcznie) oraz ewentualnych materiałów szkoleniowych. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych opodatkowanych ryczałtem lub KPiR, miesięczny wydatek na narzędzia online to zazwyczaj 20–50 zł netto.

Przykładowe koszty miesięczne:

• Program do księgowości online: 20–60 zł netto

• Dodatkowe moduły (np. kadry i płace): 20–50 zł netto

• Sporadyczne konsultacje księgowe: 100–300 zł/h (opcjonalnie)

2. Biuro rachunkowe

Usługi biura rachunkowego są droższe, ale zapewniają kompleksową obsługę, reprezentację przed urzędami i wsparcie merytoryczne. Koszt zależy od formy opodatkowania, liczby dokumentów i zakresu usług.

Przykładowe stawki miesięczne (2025):

• Ryczałt ewidencjonowany: 100–200 zł

• KPiR: 150–350 zł

• Pełna księgowość (spółki): 500–1500 zł

• Obsługa kadrowo-płacowa: 30–60 zł za pracownika

Koszty mogą wzrosnąć wraz z liczbą dokumentów, pracowników czy dodatkowymi usługami (np. doradztwo podatkowe, sporządzanie sprawozdań finansowych).

Ryzyka i wyzwania – samodzielnie czy z biurem?

Samodzielna księgowość – główne ryzyka:

• Błędy w rozliczeniach podatkowych (VAT, PIT, CIT), pomyłki w ewidencji kosztów i przychodów, nieprawidłowe daty transakcji.

• Brak aktualnej wiedzy o przepisach – przepisy podatkowe często się zmieniają, a ich nieznajomość może skutkować błędami, zaległościami i karami.

• Brak organizacji dokumentów i niewłaściwe okresy ujmowania przychodów.

• Odpowiedzialność prawna i finansowa spoczywa w całości na przedsiębiorcy – w razie kontroli lub błędu to on ponosi konsekwencje finansowe i karne.

• Czasochłonność – prowadzenie księgowości wymaga regularnego poświęcania czasu na ewidencję, rozliczenia i śledzenie zmian w prawie.

Biuro rachunkowe – główne ryzyka:

• Błędy biura – choć rzadziej, również biura rachunkowe mogą popełniać błędy w rozliczeniach lub dokumentacji. Jednak większość posiada obowiązkowe ubezpieczenie OC, które chroni klienta przed skutkami finansowymi takich pomyłek.

• Brak indywidualnego podejścia – w dużych biurach klient może być jednym z wielu, co czasem skutkuje mniejszą elastycznością lub dłuższym czasem reakcji.

• Koszty – regularne opłaty za obsługę księgową, które w dłuższej perspektywie mogą być wyższe niż w przypadku samodzielnej księgowości.

• Zależność od zewnętrznego podmiotu – przedsiębiorca musi polegać na terminowości i rzetelności biura.

Zalety i wady obu rozwiązań

Kiedy warto wybrać samodzielną księgowość?

• Prowadzisz prostą działalność (JDG, ryczałt, niewielka liczba dokumentów).

• Masz czas i chęci, by nauczyć się podstaw księgowości.

• Chcesz maksymalnie ograniczyć koszty na starcie.

• Jesteś gotów ponosić pełną odpowiedzialność za rozliczenia.

Kiedy lepiej postawić na biuro rachunkowe?

• Rozliczasz się w KPiR lub pełnej księgowości, masz wielu kontrahentów i/lub zatrudniasz pracowników.

• Nie masz czasu lub wiedzy, by śledzić zmiany w przepisach.

• Chcesz spać spokojnie i mieć wsparcie w razie kontroli lub problemów z urzędem.

• Wolisz skupić się na rozwoju firmy, a nie na formalnościach.

Podsumowanie

Samodzielna księgowość to realna oszczędność, ale także większe ryzyko błędów, konieczność ciągłego dokształcania się i poświęcania czasu. Biuro rachunkowe to wyższy koszt, ale także bezpieczeństwo, wsparcie ekspertów i możliwość skupienia się na biznesie. Wybór zależy od skali działalności, poziomu skomplikowania rozliczeń i indywidualnych preferencji przedsiębiorcy. Warto dobrze przekalkulować nie tylko koszty, ale i potencjalne ryzyka – bo w księgowości błędy bywają bardzo kosztowne.