Ocena użytkowników: 5 / 5

Gwiazdka aktywnaGwiazdka aktywnaGwiazdka aktywnaGwiazdka aktywnaGwiazdka aktywna
 

Wystawianie dokumentów w formie elektronicznej to dla przedsiębiorców sposób na łatwe i szybkie generowanie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur.

 

Sporządzanie faktur w formie papierowej wymaga czasu oraz cierpliwości. Obecnie coraz popularniejsza staje się e faktura, której wypełnienie trwa zaledwie kilka chwil. Forma elektroniczna doceniana jest nie tylko przez duże firmy, wystawiające kilkadziesiąt faktur miesięcznie, ale również małych przedsiębiorców, w przypadku których liczba dokumentów jest znacznie mniejsza. Czym jest e faktura? Jakie dane powinna zawierać? Czy odbiorca musi wyrazić zgodę na taką formę dokumentu?

 

Faktura elektroniczna – co to jest?

Przesyłanie oraz przyjmowanie faktur drogą elektroniczną możliwe było już w 2005 r., kiedy to Ministerstwo Finansów wydało rozporządzenie w tej sprawie. Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług faktura to dokument, w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane, wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. W dużym uproszczeniu e faktura to odpowiednik standardowej faktury, z tą różnicą, że jest sporządzana, wysyłana oraz przyjmowana drogą elektroniczną.

E faktura powinna zawierać takie same elementy, jak faktura w formie papierowej, m.in. datę wystawienia, numer, nazwę towaru bądź usługi, ilość, wartość, cenę, dane kontrahentów, termin i sposób zapłaty.

 

Przedsiębiorca, wystawiający faktury elektroniczne musi pamiętać o zapewnieniu:

  • autentyczności pochodzenia: braku wątpliwości co do tożsamości podmiotu, który wystawił fakturę,
  • integralności treści: dane zawarte w fakturze nie mogą ulec zmianie i muszą być zgodne ze stanem faktycznym,
  • czytelności: czytelna prezentacja danych, które powinny być umieszczone na fakturze.

System EDI to doskonałe narzędzie do wysyłania dokumentu rozliczeniowego, jakim jest e faktura. Sposób szyfrowania i przesłania faktury jest gwarancją zapewnienia wysyłanemu dokumentowi autentyczności oraz integralności.

Faktury elektroniczne mogą być wystawiane w różnym formacie np. PDF, DOC. Również faktury najpierw wydrukowane, a następnie zeskanowane i przesłane np. mailem, są e fakturami, pod warunkiem, że wcześniej nie zostały wprowadzone (w wersji papierowej) do obrotu.

Wystawianie faktur jest zgodne zarówno z polskim, jak i europejskim prawem.

 

Zgoda odbiorcy na użycie formy elektronicznej

Do wystawienia faktur w formie elektronicznej uprawniony jest każdy przedsiębiorca. Konieczne jest jednak uzyskanie zgody od kontrahenta. W przepisach prawa brakuje jednoznacznych wytycznych co do formy wyrażenia zgody. Uznaje się, że może być ona udzielona nawet w sposób dorozumiany tj. poprzez zapłatę należności wynikającej z faktury. Od 2019 r. pewne zmiany odnoszące się do zasad wystawiania oraz przesyłania e faktur wprowadzone zostały ustawą o elektronicznym fakturowaniu. Zmiany te dotyczą m.in. zamówień publicznych. Zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych zamawiający ma obowiązek odebrać, przechowywać oraz przetwarzać faktury elektroniczne przesyłane w ramach zamówień publicznych.

 

Zasady przechowywania faktur elektronicznych

Podobnie jak inne dokumenty księgowe, efaktura musi być przechowywana aż do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Przechowywać należy e faktury wystawione oraz otrzymane, a także m.in. faktury korygujące. Ważne jest zapewnienie przez cały okres przechowywania:

  • autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności e faktur,
  • możliwości łatwego odszukania dokumentów.

Gdzie powinny być przechowywane dokumenty? Jeśli przedsiębiorca posiada siedzibę na terenie Polski, e faktury muszą być przechowywane w kraju. Od tej zasady występuje wyjątek dopuszczający możliwość przechowywania dokumentów elektronicznych poza granicami kraju, jednak pod pewnym warunkiem.

 

Dlaczego warto korzystać z e faktur?

Wystawianie oraz przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej to wiele korzyści dla przedsiębiorcy:

  • dostęp do dokumentów również poza siedzibą firmy,
  • oszczędność wynikająca m.in. z ograniczenia wydatków na zakup materiałów biurowych,
  • łatwość przechowywania w związku z brakiem konieczności wyznaczania odrębnego pomieszczenia na archiwum - dokumenty mogą być przechowywane np. na płytach CD,
  • szybkość wystawienia oraz dostarczenia e faktury do kontrahenta.

 

Newsletter