Podjęcie decyzji o wyborze programu kadrowo-płacowego nie powinno być skomplikowane, a jednak trafiłeś na ten artykuł! Czyli poszukujesz informacji. Być może masz już firmę i zatrudniasz pracowników, więc potrzebujesz takiego narzędzia. Znajdziesz tu informacje, jakie możliwości powinien posiadać program kadrowo-płacowy, żeby sprawnie prowadzić w firmie dokumentację pracowniczą.
Co powinien zawierać program kadrowo-płacowy?
Jak sama nazwa wskazuje, funkcje programu powinny uwzględniać zarządzanie informacjami i dokumentami kadrowymi oraz wyliczaniem płac personelu i właścicieli. Program powinien spełniać oczekiwania użytkownika i zawierać te funkcjonalności, z których na pewno będzie korzystać. Dla działu kadr ważna jest łatwa i szybka obsługa, np. automatyczne wyliczanie płac na podstawie ewidencji obecności, czasu pracy. Oprogramowanie szybko i sprawnie oblicza wynagrodzenia uwzględniając urlopy (wypoczynkowy, macierzyński, tacierzyński, itd.), okres chorobowy, nieuzasadnioną nieobecność, nadgodziny, nagrody, czy w ogóle rozliczając umowy o pracę (zależnie od rodzaju etatu), zlecenia, umowy o dzieło. Na podstawie tych danych tworzy również dokumenty płacowe z możliwością wydruku: odcinki wynagrodzenia, umowy i zaświadczenia, świadectwa pracy, dowody przelewu, RMUA, formularze PIT. Co ważne, dzięki możliwości wygenerowania ich w formie elektronicznej, możliwe jest przesłanie drogą mailową lub udostępnienie do wglądu i wydruku na indywidualnym portalu pracownika.
Bezpieczeństwo danych – ważne!
W świetle Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych bardzo ważne jest bezpieczeństwo danych pracowników. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby niepożądane. Monitorowanie wglądu oraz wydruków dokumentów z danymi, gdzie dostęp mają tylko osoby upoważnione jest podstawą bezpieczeństwa informacji. Program komputerowy powinien mieć zabezpieczenia przed włamaniem i kradzieżą danych czy ich utratą. Najlepszym rozwiązaniem jest szyfrowanie i zapis kopii zapasowych w chmurze.
Jakie oprogramowanie wybrać dla Działu Kadr?
Godnym polecenia programem kadrowo-płacowym jest „Aga” – Kadry i Płace z rodziny PCBiznes od Streamsoft. „Aga” dla małych firm to przechowywanie kartotek pracowników w jednym miejscu. Na podstawie prowadzonej ewidencji obecności w programie, łatwiej i szybciej można wyliczyć płace. Również na podstawie rodzaju zawartych umów. Przypomnienia w programie o nadchodzących szkoleniach BHP, o końcu umowy, o zbliżających się kolejnych badaniach lekarskich, czy inna definiowalna informacja dotycząca kadr generowana jest automatycznie. Program oblicza płace według zawsze aktualnych przepisów. Wylicza również wymiar urlopu dla każdego pracownika, a wykorzystanie go można w systemie kontrolować (ile dni/godzin zostało do wykorzystania, ile wynosi urlop zaległy i do kiedy pracownik powinien go wykorzystać). Możliwe jest gromadzenie historii zatrudnienia wszystkich pracowników oraz archiwizowanie danych byłych już pracowników.
Elektroniczne dokumenty urzędowe, m.in. e-deklaracje stają się powszechne, a może przyjść też taki etap, kiedy będą obowiązkowe. Wygodnie dla działu kadrowego, dla pracowników i pracodawców jest użytkować na bieżąco aktualizowany program kadrowo-płacowy. Zatem z możliwości, jakie on daje, warto korzystać.
Artykuł powstał we współpracy z partnerem
