Coraz częściej dokumenty firmowe lub urzędowe tworzone są w wersjach cyfrowych. To spore udogodnienie, ponieważ dzięki temu dana firma nie musi archiwizować stosu papierów. Dokumenty tworzy się najczęściej w formie maili, jako pliki MS Excel oraz MS Word. To wspomaga proces ich szybkiego obsługiwania oraz przesyłania pomiędzy pracownikami, firmami lub urzędami. Warto jednak pamiętać o zasobach dokumentowych, które utworzono przed wprowadzeniem cyfrowych rozwiązań. Nie oznacza to, iż można je składować przez wiele lat w archiwum firmowym, ponieważ nie będą potrzebne. W praktyce wszystko wygląda inaczej, w wielu sytuacjach są one potrzebne do prowadzenia skutecznych działań operacyjnych.
Na czym polega proces digitalizacji dokumentów?
Przedsiębiorcy zgodnie podkreślają, że dokumenty cyfrowe są dla nich dużo wygodniejszym rozwiązaniem, ponieważ nie muszą wozić ze sobą na spotkania biznesowe stosu papierów, które zalegają im w teczkach. Korzystanie z dokumentów cyfrowych zwiększa efektywność pracy w danym przedsiębiorstwie, więc warto o tym pomyśleć również w swojej firmie, zwłaszcza gdy szuka się innowacyjnych metod, które mogłyby wspomóc rozwój firmy. Posługując się dokumentami cyfrowymi wielu pracowników może dokonywać w nich zmian w tym samym momencie, oczywiście po wcześniejszym porozumieniu, aby wszystko miało swój porządek.
Jeśli jednak zachodzi konieczność korzystania ze starszych dokumentów, dostępnych wyłącznie w wersji papierowej, skutecznym rozwiązaniem może być w tym przypadku profesjonalna digitalizacja dokumentów. To bardzo bezpieczne i nowoczesne rozwiązanie, które zabezpiecza dane znajdujące się w dokumentach, tak aby nie wyciekły do osób trzecich. Digitalizacja opiera się również na segregowaniu poszczególnych dokumentów, tak aby można było trafić na odpowiednie i nie szukać ich długimi godzinami. Skanowanie dokumentów pomaga zainteresowanym w przetworzeniu dokumentów papierowych w cyfrowe. Zajmuje się tym m.in. firma Rhenus Data Office Polska, posiadająca spore doświadczenie w tego typu pracach, dysponująca na co dzień nowoczesnymi narzędziami, do realizowania procesu skanowania wybranych dokumentów.
Elektroniczna archiwizacja przyda się w wielu firmach, zarówno tym mniejszych, jak i większych. Dzięki temu obieg dokumentów nie będzie w żaden sposób zakłócony. Skanowanie dokumentów niesie więc za sobą wiele zalet, ponieważ dzięki temu dokumenty papierowe przekształcą się z czasem w cyfrowe i będzie można zacząć je obsługiwać na urządzeniach mobilnych, tyczy się to np. ich przesyłania do innych osób.
Dlaczego warto zdecydować się na skanowanie dokumentów?
Digitalizacja dokumentów doprowadzi do tego, iż w archiwach firmowych nie będą zalegały niepotrzebne stosy papierów. Wszystkie niezbędne dokumenty będą dostępne na urządzeniach mobilnych, a co za tym idzie zainteresowani będą mogli z nich skorzystać, wtedy kiedy uznają to za stosowne. Proces digitalizacji składa się z następujących etapów:
- skanowanie dokumentów z użyciem najwyższej klasy sprzętu,
- zachowanie odpowiedniej kolorystyki i rozdzielczości skanowanych dokumentów,
- opisywanie i katalogowanie uzyskanych skanów dokumentów papierowych,
- umieszczenie skanów w elektronicznych archiwach.
Jak widać digitalizacja dokumentów nie jest zbyt skomplikowanym procesem, a jeśli ktoś nie chce zabierać się za to samodzielnie, zawsze może zdecydować się na skorzystanie z usług fachowców, takich jak ci zatrudnieni w firmie Rhenus. Digitalizacja opłaci się praktycznie każdej firmie, która stawia na rozwój i nie chce zostawać w tyle za konkurencją. Zeskanowane dokumenty zachowują swoje wszystkie najważniejsze właściwości i jakość, a ponadto przechowywane są w wersji kompaktowej. Nikomu nie zawadzają, za to można z nich w dowolnym momencie korzystać, nie prosząc nikogo o interwencję w tej sprawie. Skanowanie dokumentów jest dobrym wyborem, ponieważ:
- odpowiednio zagospodaruje się przestrzeń w swoim biurze,
- dostęp do ważnych informacji będzie błyskawiczny, niezależnie od tego czy będzie to dzień, czy tez może noc,
- skróci się czas obiegu dokumentów pomiędzy pracownikami lub kontrahentami,
- zredukuje się koszty, skorzysta na tym budżet firmowy,
- dokumenty będą przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem (m.in. nie naruszając RODO).
Jak widać warto zdecydować się na takie rozwiązanie, ponieważ jest to pierwszy krok do rozwoju własnej działalności gospodarczej. Tym samym firma na pewno stanie się konkurencyjna i nie będzie miała żadnych problemów z niepotrzebnymi stosami papierów.
Komu przyda się digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów przyda się wszystkim tym firmom, które w swoich archiwach posiadają wiele różnych dokumentów papierowych i korzystają z nich każdego dnia. Elektroniczne archiwum będzie w tym przypadku dużo wygodniejszym rozwiązaniem. Skanowanie dokumentów doprowadzi w finalnym efekcie do tego, iż przepływ informacji w firmie będzie stał na wysokim poziomie. Oznacza to w praktyce dużo lepszą organizację pracy w firmie. Każdy pracownik zacznie działać wydajnie i efektywnie, a to przełoży się na lepsze wyniki zawodowe.
Artykuł powstał przy współpracy z partnerem