Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

Osoby pracujące z dokumentami dobrze wiedzą, że bez niektórych akcesoriów biurowych trudno się obejść. Zaniedbywanie prac biurowych powoduje, że osoba prowadząca określone postępowania lub wykonująca czynności kancelaryjne może po pewnym czasie utonąć w papierach.

 

 

W morzu papierów trudno cokolwiek znaleźć, co nie tylko utrudnia pracę, ale również naraża pracownika na odpowiedzialność materialną i dyscyplinarną w stosunku do pracodawcy. Z kolei pracodawca jako przedsiębiorca świadczący określone usługi w stosunku do innych przedsiębiorców lub konsumentów, poprzez niezapewnienie dostępu do wymaganych środków i narzędzi pracy (w tym m.in. artykułów biurowych) naraża się na odpowiedzialność cywilnoprawną w stosunku do nich (odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, inaczej: odpowiedzialność kontraktową). Jednym słowem – na artykułach biurowych niezbędnych do prawidłowego wykonywania usług i innych czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa nie warto oszczędzać.

 

Zakreślanie i zaznaczanie

Wielokrotnie podczas negocjowania umów pojawiają się ważne kwestie związane z poszczególnymi postanowieniami. Przydadzą się wówczas zakreślacze i samoprzylepne karteczki przeznaczone do zaznaczania ważnych fragmentów tekstu. Podobnie jest w przypadku przygotowywania pism procesowych i innych pism urzędowych. W biurze nie powinno zatem zabraknąć zakreślaczy i samoprzylepnych karteczek, zarówno tych w formie transparentnych strzałek, jak i tych papierowych, na których pracownik może wykonać sporządzić drobne zapiski lub notatki. Niezaznaczenie ważnych fragmentów tekstu, elementów pism wymagających zmiany, postanowień umów niezaakceptowanych przez kontrahenta, znacznie utrudnia pracę, obniża jej efektywność i może prowadzić do nieporozumień, które są całkowicie zbędne.

 

 

Segregowanie dokumentów

Ważnym elementem pracy w biurze jest prawidłowe segregowanie dokumentów. Do prawidłowego wykonywania tej czynności potrzebne są takie artykuły biurowe, jak koszulki foliowe, dziurkacz, segregatory i skoroszyty przeznaczone do umieszczania w segregatorach lub tekturowych teczkach. Te ostatnie sprawdzą się w odniesieniu do segregowania dokumentów o niewielkiej objętości, np. pojedynczych spraw o niskim stopniu skomplikowania. W przypadku biur świadczących usługi na rzecz różnych podmiotów zwykle wystarczy podział dokumentów na segregatory przypisane do każdego z klientów. Sprawdzonym sposobem segregowania dokumentów jest też segregacja dokumentów przypisanych do odrębnych spraw (np. w kancelariach radcowskich) oraz segregacja tematyczna (np. umowy, faktury, projekty). Dla ułatwienia, niektóre kancelarie segregują dokumenty według spraw posegregowanych alfabetycznie.

segregacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów

Dokumenty muszą być archiwizowane w prawidłowy sposób. Terminy archiwizacji dokumentów są różne w zależności od tego, z jakim rodzajem dokumentów mamy do czynienia. Na przykład, inne terminy ustawowe są przewidziane dla faktur VAT i dokumentów podatkowych (5 lat), a inne dla umów (terminy przedawnienia roszczeń wynikających z umów) oraz dokumentacji pracowniczej. Do archiwizacji dokumentów w zasadzie są potrzebne podobne artykuły biurowe, co w przypadku porządkowania – papierowe teczki, segregatory, koszulki, dziurkacze i zszywacze.

 

Wysyłanie dokumentów

Pisma kierowane do sądów i organów administracji publicznej oraz do kontrahentów powinny być wysyłane w odpowiedni sposób. Najbardziej bezpiecznym sposobem wysyłania dokumentów jest wykonywanie tej czynności za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. Data stempla pocztowego na potwierdzeniu nadania jest uznawana za termin wysłania dokumentu. W przypadku pism urzędowych i sądowych data stempla pozwala uznać, czy dokument został wysłany w terminie przewidzianym prawem lub ustalonym przez sąd bądź organ administracji publicznej. Potwierdzenia nadania i potwierdzenia odbioru są dostępne za darmo na poczcie. O koperty musi zadbać wysyłający. Koperty są dostępne w różnych rozmiarach i formach (papierowe, papierowe z foliowym okienkiem, papierowe z folią bąbelkową wewnątrz koperty).

 

Podsumowanie

Czas to pieniądz – nie warto marnować go na szukanie ważnych zapisków, dokumentów i innych materiałów. Uporządkowane stanowisko biurowe to podstawa efektywnej pracy. Pracodawca, który nie zapewnia odpowiednich artykułów biurowych nie powinien wymagać od swoich pracowników maksymalnej efektywności, ponieważ sam, swoim zaniechaniem uniemożliwia im sprawne wykonywanie obowiązków. A jeżeli ktoś już raz utonie w morzu papierów, to pewnego dnia może obudzić się w ich oceanie, pełen obaw o to, czy o czymś nie zapomniał i czy nie grożą mu jakiekolwiek prawne konsekwencje w związku z ewentualnymi zaniedbaniami, których przez nieporządek, a zatem przez swoje niedbalstwo, mógł się dopuścić.

Tekst nadesłał sklep inkhouse.pl